KY Soluciones S.A.S., operadora de la plataforma SanaMente, actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento de datos personales en los términos del artículo 3 literal d) de la Ley 1581 de 2012. La responsabilidad sobre el tratamiento, la obtención del consentimiento informado de los pacientes, la custodia de la historia clínica y el cumplimiento de las obligaciones éticas y deontológicas recaen directamente sobre el Responsable del Tratamiento: la institución de salud o el profesional de psicología que contrató el servicio.
| KY Soluciones S.A.S. — Operadora SanaMente | |
|---|---|
| Razón social | KY Soluciones S.A.S. |
| Producto | SanaMente — Sistema de Gestión Psicológica |
| País | Colombia |
| Rol legal | Encargado del Tratamiento (Art. 3 lit. d, Ley 1581/2012) |
| Correo | soporte@kysoluciones.co |
La presente política se fundamenta en la normatividad colombiana e internacional aplicable al tratamiento de datos personales, datos sensibles de salud y secreto profesional en el sector de la psicología:
| Norma | Descripción |
|---|---|
| Ley 1581 de 2012 | Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia. Define los roles de Responsable y Encargado del Tratamiento, establece derechos del titular y obligaciones de quienes tratan datos. |
| Decreto 1377 de 2013 | Reglamenta parcialmente la Ley 1581. Define las modalidades de autorización, políticas de tratamiento y registro de bases de datos. |
| Decreto 1074 de 2015 | Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Compila normas sobre protección al consumidor y tratamiento de datos. |
| Ley 1090 de 2006 | Código Deontológico y Bioético del Psicólogo. Arts. 2 y 25: principios de confidencialidad, manejo del secreto profesional, obligaciones del psicólogo frente a los datos de sus pacientes. |
| Ley 23 de 1981 | Código de Ética Médica. Establece el secreto médico y las responsabilidades del profesional de salud sobre la información clínica del paciente. |
| Resolución 1995 de 1999 | Establece normas para el manejo de la Historia Clínica. Responsabiliza directamente al prestador de servicios de salud de su custodia, integridad, confidencialidad y acceso. |
| Ley 1751 de 2015 | Ley Estatutaria de Salud. Reconoce la salud como derecho fundamental y establece la protección de datos de salud como componente del derecho. |
| Resolución 8430 de 1993 | Normas científicas, técnicas y administrativas para la investigación en salud. Protege la información obtenida en el ámbito clínico. |
| Circular SIC 002 de 2015 | Superintendencia de Industria y Comercio. Instrucciones sobre tratamiento de datos sensibles de salud por parte de plataformas tecnológicas. |
| Art. 15 Constitución Política | Derecho fundamental al Habeas Data y a la intimidad personal y familiar. |
La Ley 1581 de 2012 establece una distinción fundamental entre quién decide sobre el tratamiento de los datos y quién los procesa por encargo. Esta distinción determina la responsabilidad legal frente al titular del dato (el paciente):
La obtención del consentimiento informado del paciente para el tratamiento de sus datos sensibles de salud es una obligación exclusiva e indelegable del profesional o institución que contrata SanaMente, conforme a los artículos 7 y 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 36 de la Ley 1090 de 2006. KY Soluciones S.A.S. no asume responsabilidad por el incumplimiento de esta obligación.
Finalidad: Prestación del servicio SaaS, autenticación, facturación, auditoría interna y cumplimiento de obligaciones legales.
Los datos de salud, psicológicos y clínicos de los pacientes son considerados datos sensibles por la legislación colombiana. Su tratamiento está sometido a restricciones reforzadas. KY Soluciones S.A.S. los procesa exclusivamente por instrucción del Responsable, sin acceder a su contenido clínico para fines propios, y con las medidas de seguridad descritas en el artículo 7 de esta política.
Los datos de pacientes que pueden almacenarse en la plataforma incluyen:
Finalidad: Soporte tecnológico a la gestión clínica y administrativa del Responsable. KY Soluciones S.A.S. no utiliza estos datos para fines distintos a los instruidos por el Responsable del Tratamiento.
Conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos en SanaMente se rige por:
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los pacientes (titulares) tienen los siguientes derechos frente al tratamiento de sus datos. Estos derechos deben ejercerse directamente ante el Responsable del Tratamiento (el profesional o institución que los atiende), quien es la parte legalmente obligada a atenderlos:
Para ejercer estos derechos, el titular debe dirigirse directamente a la institución o psicólogo(a) que gestiona su atención. Si, agotada esa vía, el titular necesita contactar a KY Soluciones S.A.S. en su calidad de Encargado del Tratamiento, puede hacerlo a: soporte@kysoluciones.co
KY Soluciones S.A.S. implementa las siguientes medidas para garantizar la seguridad de los datos tratados:
Sin perjuicio de lo anterior, el Responsable del Tratamiento debe establecer sus propias políticas de seguridad en el acceso a la plataforma (gestión de credenciales, restricción de dispositivos, etc.).
KY Soluciones S.A.S. puede apoyarse en proveedores de infraestructura tecnológica (servidores, bases de datos en la nube, correo electrónico transaccional) que pueden estar ubicados fuera de Colombia. En tales casos:
Los proveedores actuales de infraestructura son seleccionados con base en su cumplimiento de estándares internacionales de seguridad (ISO 27001, SOC 2, entre otros).
SanaMente ofrece a los psicólogos la posibilidad de conectar su cuenta de Google para sincronizar las citas agendadas en la plataforma con su Google Calendar personal. Esta integración es completamente voluntaria; el funcionamiento de la plataforma no depende de ella.
Cuando un psicólogo autoriza la integración, SanaMente solicita acceso al alcance
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, que permite únicamente:
SanaMente no accede a eventos preexistentes en el calendario del psicólogo, ni a la lista de calendarios, ni a ningún otro dato de la cuenta de Google.
Los datos de Google Calendar se usan exclusivamente para sincronizar los eventos de citas clínicas creados dentro de SanaMente con el calendario personal del psicólogo. No se usan para publicidad, análisis estadístico externo, ni se comparten con terceros.
Para mantener la sincronización activa, SanaMente almacena de forma segura en su base de datos:
Ambos tokens se transmiten y almacenan cifrados mediante HTTPS/TLS. Ningún miembro del equipo de KY Soluciones S.A.S. puede leer el contenido del calendario del psicólogo a través de estos tokens; el acceso está limitado a las operaciones de creación, actualización y eliminación de eventos generados por la propia plataforma.
El psicólogo puede desconectar su cuenta de Google en cualquier momento desde la sección Mi Plan → Google Calendar dentro de SanaMente. Al desconectarse:
Adicionalmente, el usuario puede revocar el acceso directamente desde su cuenta de Google en myaccount.google.com/permissions.
El uso que SanaMente hace de la información recibida de las APIs de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google , incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular:
Para más información sobre cómo Google trata los datos de sus usuarios, consulte la Política de Privacidad de Google.
La historia clínica es un documento privado sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley (Resolución 1995 de 1999, Art. 1).
Conforme a la Resolución 1995 de 1999, la custodia, integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad, conservación, adecuada prestación y reserva de la historia clínica corresponde exclusivamente al prestador de servicios de salud (institución o profesional). Esta responsabilidad no se transfiere a KY Soluciones S.A.S. por el simple hecho de que la historia clínica se almacene en la plataforma SanaMente.
El Responsable del Tratamiento debe garantizar que, ante cualquier requerimiento legal, judicial o administrativo que involucre una historia clínica, pueda acceder a ella y aportarla en los plazos establecidos por la autoridad competente.
Retención mínima: La Resolución 1995 de 1999 establece que la historia clínica debe conservarse por un mínimo de 20 años desde la última atención. Esta obligación recae sobre el Responsable, quien debe mantener sus propias copias independientemente de la vigencia de su suscripción a SanaMente.
Al cancelar la suscripción o al vencer el plan contratado, el Responsable del Tratamiento tiene derecho a:
Pasado el período de gracia de 60 días sin solicitud expresa, KY Soluciones S.A.S. podrá proceder a la eliminación de los datos, sin responsabilidad ulterior. Se recomienda al Responsable mantener sus propias copias de seguridad de la historia clínica de forma permanente.
SanaMente utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para el funcionamiento del sistema de autenticación. No se utilizan cookies de rastreo publicitario, análisis de comportamiento de terceros ni tecnologías de perfilamiento de usuarios.
KY Soluciones S.A.S. podrá modificar esta política para adaptarse a cambios normativos, jurisprudenciales o en las condiciones del servicio. Los cambios sustanciales serán comunicados a los Responsables del Tratamiento (usuarios contratantes) con al menos 30 días de antelación a través del correo electrónico registrado en la plataforma.
La versión actualizada será publicada en esta misma URL con la fecha de vigencia correspondiente.
Para consultas, solicitudes o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales:
| Empresa | KY Soluciones S.A.S. |
| Producto | SanaMente — Sistema de Gestión Psicológica |
| Correo electrónico | soporte@kysoluciones.co |
| Tiempo de respuesta | Máximo 15 días hábiles (Art. 14, Ley 1581/2012) |
| Autoridad de control | Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co |